Informationen und Dokumente verwalten – Eine Herausforderung für jede Unternehmensstruktur!

Sie sind sich so sicher! Zu Ihrer Aufgabe, mit der Sie sich gerade beschäftigen, gibt es bereits Informationen oder Dokumente in Ihrem Datenbestand. Sie oder Ihre Kollegen haben irgendwann dazu etwas geschrieben und auch irgendwo abgelegt, aber wann und wo war das? Sie kennen diese oder ähnliche Situationen?

Damit stehen Sie nicht allein! Es ist allgegenwärtige Praxis, dass heute in Unternehmen ein Großteil der Zeit damit zugebracht wird, nach Informationen oder Dokumenten zu suchen, entweder in digitalen „Speichersilos“ wie E-Mails, lokalen PCs, Notebooks, bestenfalls auf einem Fileserver oder noch „analog“ in Aktenschränken, Ordnern, vielleicht auf dem Schreibtisch des Kollegen.

Das alltägliche Jonglieren mit Dokumenten aller Art bestimmt das Unternehmensbild: Geänderte Planungen, neue Kundenanfragen, Angebote, Projektsitzungen, Protokolle und Arbeitsergebnisse müssen aktuell verfügbar und nachvollziehbar sein – auch für externe Beteiligte. Wohl kaum ein Arbeitsbereich im Unternehmen kommt heute ohne Dokumente aus. Dabei spielt die Unternehmensgröße oder Rechtsform eine eher untergeordnete Rolle. In fast allen Tätigkeitsfeldern wird der Anwender mit der Tatsache konfrontiert, wie lege ich meine Dokumente ab und wie finde ich sie wieder. Im Laufe der Jahre haben sich dabei die unterschiedlichsten Umsetzungsvarianten „ergeben“:

• Dokumente landen lokal auf dem Rechner des Anwenders
• Dokumente werden zentral auf einem Server gespeichert
• Dokumente „schlummern“ in E-Mails der Anwender

Diese Vorgehensweisen

• sind häufig fehleranfällig
• enden oft in einem Versionschaos – Ein Dokument = 10 Versionen an 7 Ablageorten!
• sind intransparent bzgl. der Zusammenarbeit
• verletzen oftmals elementare Sicherheitsanforderungen – „Freier Zugriff für alle!“
• erfüllen oft nicht die Anforderungen des Gesetzgebers (GoBD …)
• führen zu einem hohen Aufwand beim Suchen & Finden – Suche als Normalzustand!
• ergeben willkürliche, personifizierte Ablagestrukturen
• führen zu einer eingeschränkten Verfügbarkeit – Bedenkenloser Transfer!

Vorteile einer zentralen Organisation und Verwaltung von Dokumenten

• orientiert sich an den Geschäftsprozessen des Unternehmens
• verwaltet eine lückenlose Versionierung
• mündet in einem feingliedrigen Rechte- und Rollenkonzept (wer darf was sehen & bearbeiten)
• ermöglicht einen gesteuerten Dokumentenfluss (Workflow)
• ergibt eine nachvollziehbare Änderungshistorie
• eröffnet vielfältige Zugriffswege (PC Client, Webbrowser, App für mobile Endgeräte)
• gewährleistet über definierte Schnittstellen den Zugriff auf Unternehmensdaten (ERP, CRM)
• integriert sich in typische Infrastrukturen (MS Office, Outlook, HCL Notes, Windows Explorer …)

Typisches Projektvorgehen bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems

• Vorgespräche zur Aufnahme des Ist-Zustandes
• Erarbeitung eines Umsetzungsplanes
• Präsentation der individuellen Anforderungen in einer Pilotumgebung
• Diskussion der Ergebnisse
• Installation & Konfiguration (Umsetzung der Unternehmensvorgaben – CI, Templates, Formulare …)
• Schulung der Anwender
• Nachgelagerter Einführungssupport

ELO ECM Suite

Ihr Business wird digital

Die ELO ECM Suite – ELOprofessional für den Mittelstand und ELOenterprise für Großunternehmen – erfasst, verwaltet und archiviert alle geschäftsrelevanten Informationen im Unternehmen. Das gesamte Unternehmenswissen ist an zentraler Stelle gebündelt und steht – sofern das Berechtigungskonzept dies gestattet – jederzeit zur Verfügung. Intelligente Suchmechanismen sorgen für das sofortige Auffinden benötigter Informationen. Und dank der intelligenten Analysekomponente ELO Analytics behalten entsprechend berechtigte Anwender jederzeit den Überblick über die in ELO gespeicherten Daten und Informationen.

Durch ausgereifte Workflow-Elemente unterstützt die ELO ECM Suite Unternehmensprozesse – jederzeit nachvollziehbar und flexibel anpassbar. Zudem lassen sich durch die Integration von Drittsystemen beispielsweise auch Daten aus ERP-Systemen einbinden. Dies beschleunigt die Bearbeitungszeit der Geschäftsprozesse und sorgt für mehr Effizienz im Unternehmen.

Darüber hinaus ermöglicht die ELO ECM Suite mit den verfügbaren Collaboration-Funktionalitäten komfortables Arbeiten im Team. So kann zum Beispiel über den ELO Feed dokumentenbasiert diskutiert und kommuniziert werden. Auch Umfragen zu bestimmten Themen sind darin möglich. Das alles erleichtert den Austausch unter Kollegen und erhöht die Transparenz, denn alle Bearbeitungsschritte eines Dokuments werden im ELO Feed nachvollziehbar protokolliert. Der Bereich ‚Mein ELO‘ ist die persönliche Informationszentrale für jeden Anwender. Hier werden relevante Informationen übersichtlich dargestellt,anstehende Aufgaben angezeigt und die am häufigsten im ELO Feed verwendeten Hashtags in einer Tag Cloud visualisiert.

Mit zahlreichen Funktionen unterstützt die ELO ECM Suite zudem bei der rechtskonformen Ablage von Daten und der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien wie der EU-DSGVO.

Die ELO ECM Suite lässt sich mit der App ELO for Mobile Devices auch über mobile Endgeräte nutzen. Damit stehen alle geschäftsrelevanten Informationen auch unterwegs per Smartphone oder Tablet zur Verfügung.

Individuellen Anforderungen entsprechend kann die ELO ECM Suite um verschiedene Module, Schnittstellen und Lösungen erweitert werden, z.B. für das E-Mail-Management, Rechnungsmanagement oder Vertragsmanagement. Das Portfolio der ELO Business Solutions –standardisierte Lösungs-Apps für unterschiedliche Geschäftsszenarien –wird stetig erweitert. Und durch die Multiclient-Strategie bietet ELO für jedes Szenario den passenden Client.

Die ELO Serverkomponenten sind auf den Betriebssystemen Windows und Linux lauffähig, die Clients auf Windows und macOS.

Die Produktbroschüre zur ELO ECM Suite finden Sie unter Produktbroschüre.

Weitere Informationen zur neuen ELO ECM Suite finden Sie auf der ELO Website.

Mobiles Arbeiten mit ELO

• Workflows starten, bearbeiten und weitergeben
• Ablage neuer Dokumente von unterwegs
• Zusammenarbeit mit Drittapplikationen, z.B. den Microsoft Office-Apps
• Schnelle Suche durch iSearch-Technologie
• Dokumente per ELO Link, E-Mail oder als Anlageeinfach versenden
• Zugriff auf allegeschäftsrelevanten Dokumente
• Teilnahme an dokumentenbasierten Diskussionen über den ELO Feed
• Erfassung und Zugriff auf Dokumente auch ohne Netzverbindung
• Verfügbar für iOS und Android

Schütze Software & Systemberatung ist Business Partner der ELO Digital Office GmbH und vertreibt die Produkte der ELO ECM Suite. Wir betreuen Unternehmen von der Beratung bis zur Produkteinführung und bieten darüber hinaus einen erstklassigen Support. Unser spezielles Know-how sehen wir in der Bereitstellung und Integration von Schnittstellen zu ERP und CRM Systemen (z.B. HCL Notes/Domino), der Anpassung des Standardproduktes auf spezielle Unternehmensanforderungen (Customizing) und die Umsetzung von Workflows zur Abbildung von Unternehmensprozessen. Sprechen Sie uns an! Gemeinsam finden wir die optimale Lösung und schnüren für Sie das passende Paket zum Einstieg in die digitale Dokumentenverwaltung, unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße oder Branchenzugehörigkeit. Fragen Sie nach unseren Komplettangeboten zum Festpreis!