Dokumentenmanagement – DMS mit ELO

schuetze_2_dokumenten


Informationen und Dokumente verwalten –
Eine Herausforderung für jede Unternehmensstruktur!

Sie sind sich so sicher! Zu Ihrer Aufgabe, mit der Sie sich gerade beschäftigen, gibt es bereits Informationen oder Dokumente in Ihrem Datenbestand. Sie oder Ihre Kollegen haben irgendwann dazu etwas geschrieben und auch irgendwo abgelegt, aber wann und wo war das? Sie kennen diese oder ähnliche Situationen?

Damit stehen Sie nicht allein! Es ist allgegenwärtige Praxis, dass heute in Unternehmen ein Großteil der Zeit damit zugebracht wird, nach Informationen oder Dokumenten zu suchen, entweder in digitalen „Speichersilos“ wie E-Mails, lokalen PCs, Notebooks, bestenfalls auf einem Fileserver oder noch „analog“ in Aktenschränken, Ordnern, vielleicht auf dem Schreibtisch des Kollegen.


Das alltägliche Jonglieren mit Dokumenten aller Art bestimmt das Unternehmensbild: Geänderte Planungen, neue Kundenanfragen, Angebote, Projektsitzungen, Protokolle und Arbeitsergebnisse müssen aktuell verfügbar und nachvollziehbar sein – auch für externe Beteiligte. Wohl kaum ein Arbeitsbereich im Unternehmen kommt heute ohne Dokumente aus. Dabei spielt die Unternehmensgröße oder Rechtsform eine eher untergeordnete Rolle. In fast allen Tätigkeitsfeldern wird der Anwender mit der Tatsache konfrontiert, wie lege ich meine Dokumente ab und wie finde ich sie wieder. Im Laufe der Jahre haben sich dabei die unterschiedlichsten Umsetzungsvarianten „ergeben“:

  • Dokumente landen lokal auf dem Rechner des Anwenders
  • Dokumente werden zentral auf einem Server gespeichert
  • Dokumente „schlummern“ in E-Mails der Anwender

Diese Vorgehensweisen

  • sind häufig fehleranfällig
  • enden oft in einem Versionschaos – Ein Dokument = 10 Versionen an 7 Ablageorten!
  • sind intransparent bzgl. der Zusammenarbeit
  • verletzen oftmals elementare Sicherheitsanforderungen – „Freier Zugriff für alle!“
  • erfüllen oft nicht die Anforderungen des Gesetzgebers (GoBD …)
  • führen zu einem hohen Aufwand beim Suchen & Finden – Suche als Normalzustand!
  • ergeben willkürliche, personifizierte Ablagestrukturen
  • führen zu einer eingeschränkten Verfügbarkeit – Bedenkenloser Transfer!

Vorteile einer zentralen Organisation und Verwaltung von Dokumenten

  • orientiert sich an den Geschäftsprozessen des Unternehmens
  • verwaltet eine lückenlose Versionierung
  • mündet in einem feingliedrigen Rechte- und Rollenkonzept (wer darf was sehen & bearbeiten)
  • ermöglicht einen gesteuerten Dokumentenfluss (Workflow)
  • ergibt eine nachvollziehbare Änderungshistorie
  • eröffnet vielfältige Zugriffswege (PC Client, Webbrowser, App für mobile Endgeräte)
  • gewährleistet über definierte Schnittstellen den Zugriff auf Unternehmensdaten (ERP, CRM)
  • integriert sich in typische Infrastrukturen (MS Office, Outlook, IBM Notes, Windows Explorer …)

Typisches Projektvorgehen bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems

  • Vorgespräche zur Aufnahme des Ist-Zustandes
  • Erarbeitung eines Umsetzungsplanes
  • Präsentation der individuellen Anforderungen in einer Pilotumgebung
  • Diskussion der Ergebnisse
  • Installation & Konfiguration (Umsetzung der Unternehmensvorgaben – CI, Templates, Formulare …)
  • Schulung der Anwender
  • Nachgelagerter Einführungssupport

ELO Digital Office

ELO Office 10.5  ELO Professional 10  ELO Enterprise 10

  • Einsetzbar in allen Branchen und für jede Unternehmensgröße
  • Einfache und übersichtliche Anwenderoberfläche
  • Integration intelligenter Ablage und Workflowfunktionen
  • Unterstützung marktüblicher Datenbanksysteme
  • Hohe Investitionssicherheit über die gesamte Produktpalette
  • Erweiterung durch modulare Lösungsbausteine

Mobiles Arbeiten mit ELO

  • Dokumentenaustausch über Tablets und Smartphones von überall möglich
  • Mobiler Zugriff auf geschäftsrelevante Dokumente
  • Kollegen neue Informationen schnell und einfach zur Verfügung stellen
  • ELO-Feed ermöglicht eine mobile Korrespondenz mit Kollegen
  • Weitere Informationen befinden sich unter www.elo.com/mobiles-arbeiten

                 Mobiles Arbeiten mit ELO

Schütze Software & Systemberatung ist Business Partner der ELO Digital Office GmbH und vertreibt die Produkte ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise. Wir betreuen Unternehmen von der Beratung bis zur Produkteinführung und bieten darüber hinaus einen erstklassigen Support. Unser spezielles Know-how sehen wir in der Bereitstellung und Integration von Schnittstellen zu ERP und CRM Systemen (z.B. Microsoft SharePoint, IBM Notes/Domino), der Anpassung des Standardproduktes auf spezielle Unternehmensanforderungen (Customizing) und die Umsetzung von Workflows zur Abbildung von Unternehmensprozessen. Sprechen Sie uns an! Gemeinsam finden wir die optimale Lösung und schnüren für Sie das passende Paket zum Einstieg in die digitale Dokumentenverwaltung, unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße oder Branchenzugehörigkeit. Fragen Sie nach unseren Komplettangeboten zum Festpreis!

Aktuelle Veranstaltungshinweise erhalten Sie unter www.vs-soft.de/elo-events. Hier können Sie auch Infomaterial oder Demoversionen anfordern.